Desmistificando a Nota Eletrônica - NFe Parte III

Olá pessoal, vamos ao que interessa.

A base para a NFe são os cadastros, no meu entender, esta foi uma das vantagens da NFe, pois obrigou as empresas a fazerem um saneamento em seus cadastros, para que pudessem emitir suas notas fiscais.

Para quem usa sistema interno para emissão de suas NFe's, procure padronizar os seus cadastros, crie padrões para as abreviaturas, a forma como são registrados, por exemplo letras maiúsculas ou minúsculas, não use caracteres especiais, apenas letras é números, e cuidado com os espaços em branco no início e no final dos cadastros.

Há cadastros que passam por um processo de validação durante o recebimento da NFe, como visto no post anterior, que podem retornar com uma rejeição, por isso a importância de se ter um cadastro com informações precisas e completas. Abaixo estarão descritos os principais cadastros que devem ter atenção por parte do emitente da NFe.

 

Cadastro de Empresa (emitente) - campos que são validados pela NFe:

- Razão social - não pode estar em branco;

- CNPJ - deve ser preenchido com CNPJ válido, exceto notas de importação;

- Inscrição Estadual - para clientes contribuintes de ICMS deverá ter a inscrição estadual informada;

- Número do prédio - obrigatório, caso não tenha número, deve ser colocado 0 (zero);

- Bairro - informar bairro;

- Cidade - informar código do IBGE da cidade cadastrada. Para consultar o código do IBGE clique aqui;

- UF - informar código do IBGE da UF cadastrada;

- Telefone - informar código DDD separado do número do telefone;

- Tipo de regime tributário - informar em qual regime tributário a empresa se enquadra: simples nacional, lucro presumido ou lucro real.

 

Cadastro de cliente - Os seguintes campos são validados pela NFe:

- Razão social - não pode estar em branco;

- CNPJ - deve ser preenchido com CNPJ válido, exceto notas de importação;

- Inscrição Estadual - para clientes contribuintes de ICMS informar a inscrição estadual, caso não seja contribuinte deve ser informado a palavra ISENTO, em letras maiúsculas;

- Número do prédio - obrigatório, caso não tenha  número, deve ser colocado 0 (zero);

- Bairro - informar bairro;

- Cidade - informar código do IBGE da cidade cadastrada;

- UF - informar código do IBGE da UF cadastrada;

- Telefone - informar código DDD separado do número do telefone;

 

Cadastro de produtos -

- Código de produto - código do produto usado pela empresa

- Descrição do produto - nome do produto

- Nomenclatura comum do Mercosul (NCM) - informar o NCM correspondente do produto. No site da receita é possível encontrar a tabela da TIPI, com a descrição dos NCM's http://www.receita.fazenda.gov.br/Aliquotas/DownloadArqTIPI.htm 

- Unidade de medida - deve ter valor informado;

 

Impostos -

- Código situação tributária (CST) - este código é de extrema importância, pois é através deste código  que são identificados os impostos que deverão constar na NFe. Este código tem uma validação com os impostos calculados.

O CST é exigido para os impostos ICMS, IPI, PIS e COFINS. Para ICMS o CST é composto por três dígitos, sendo o primeiro referente à origem da mercadoria e os outros dois referente ao tipo de ICMS.

Para as empresas do Simples Nacional, este código é chamado de Código de Situação da Operação Simples Nacional (CSOSN).

O CSOSN substitui o CST e é composto por 04 dígitos, sendo o primeiro referente a  origem do produto e os outros três ao tipo de imposto (ICMS) informado na NFe, para conhecer mais clique aqui.

- Código fiscal de operação (CFOP) - identifica o tipo de operação a que se destina a nota, por exemplo, se é venda, remessa, devolução ou outro.

- Base de cálculo - quando necessário deverá ter a base de cálculo do imposto informada, conforme exige a legislação; (sistema calcula)

- Alíquota do imposto - quando necessário deverá ser informada a alíquota do imposto correspondente, conforme exige a legislação;

- Valor do imposto - é o valor calculado do imposto, base de cálculo vezes a alíquota do imposto. (sistema calcula)

 

Transportador -

Quando houver transportador deverão ser informados os dados de cadastro como razão social, CNPJ, endereço, cidade e UF.

 

Certamente há outras informações que são validadas pela SEFAZ, mas que normalmente ficam a cargo do sistema do cliente, que passa estas informações no arquivo da NFE para ser validado.

O foco nest post é se concentrar nos principais cadastros, que dependem do usuário, o que deve ser informado para que o sistema gere o arquivo da NFe de forma correta.

 

No próximo post será abordado o tema impostos, detalhando NCM, CFOP e CST/CSOSN que é a base de para calcular corretamente os impostos na NFE, até lá.

Desmistificando a Nota Eletrônica - NFe - Parte II

Estou de volta com mais um post sobre o assunto NFe. O objetivo é mostrar como é o processo de emissão da NFe, suas etapas e retornos.

Para auxiliar a análise usarei como base, um sistema de Gestão Empresarial, que emite NFe e faz a comunicação com a SEFAZ (Secretaria Estadual de Fazenda), via webservice¹. É importante ressaltar que pode haver diferenças no processo de um sistema para outro, mas em linhas gerais seguem a mesma lógica.

Etapas do processo:

1 - Emitir a Nota Fiscal (NF);

2 - Validar o layout da NF;

3 - Gerar o arquivo da NF no formato XML²;

4 - Assinar digitalmente o arquivo;

5 - Receber o protocolo de entrega do arquivo na SEFAZ;

6 - Receber retorno definitivo da SEFAZ:  Nota Denegada , Nota Rejeitada ou Nota Autorizada.

Etapa 1 - Nesta etapa o usuário faz a nota, identifica o cliente, tipo de operação (venda/remessa/devolução), inclui os itens e grava a nota em seu sistema.

Etapa 2 - O sistema gera um arquivo com as informações da NF e faz uma validação dos campos, se estão em conformidade com o layout definido pela SEFAZ. Normalmente esta validação ocorre ainda no sistema, dentro da empresa, não há o envio do arquivo para a SEFAZ. Caso ocorra alguma inconsistência é gerado uma mensagem de erro, pelo sistema, para o usuário corrigir e reenviar a nota.

A SEFAZ também valida o layout do arquivo no recebimento.

O layout do arquivo é um conjunto de campos que recebem as informações da NF. Cada campo tem uma finalidade, por exemplo, informar o CFOP, um tamanho (10 posições), um formato (data, texto, número) e alguns são de preenchimento obrigatório.

Etapa 3 - Com as informações validadas, o sistema irá gerar um arquivo em um formato chamado XML, que é o padrão aceito pela SEFAZ para recebimento do arquivo.

Etapa 4 - O arquivo no formato XML é assinado digitalmente, usando o certificado digital instalado no computador. A assinatura passa por um processo de criptografia e o arquivo é enviado para a SEFAZ.

Etapa 5 - A SEFAZ recebe o arquivo e devolve um protocolo de recebimento.

Etapa 6 - A SEFAZ realiza novas validações, no layout do arquivo para verificar os campos se estão em conformidade com o layout e também faz validações em regras de negócios, como a validação nos código de situação tributária (CST), base de cálculo de impostos, alíquotas e valores.

Nesta etapa a nota pode ter três tipos de retornos:

DENEGADA - é quando o emitente ou o cliente tem alguma pendência com a SEFAZ, por exemplo, atraso no pagamento de impostos.

É importante ressaltar, que muitos Estados já tem uma integração onde é possível a SEFAZ DENEGAR uma NFe em que o cliente tenha débitos em seu Estado.

Não é possível cancelar uma nota denegada e nem reutilizar o seu número.

REJEITADA - A nota é rejeitada por algum erro encontrado durante a validação no layout do arquivo, ou em alguma regra de negócio que não esteja em conformidade com as regras de negócio estabelecidas pela SEFAZ como: cadastros incompletos, códigos de tributação (CST) incorretos, valores de impostos em que não batem os cálculos, entre outros.

A NF rejeitada pode ser descartada e o seu número pode ser reutilizado em uma nova NF.

AUTORIZADA - o envio da nota é concluído com sucesso, neste momento é impresso o DANFE (documento auxiliar de nota fiscal eletrônica) e é enviado o arquivo XML para o destinatário.

O envio ou disponibilização do arquivo XML é obrigatório e o não envio ou disponibilização para o cliente, pode acarretar em sanções previstas em lei.

 

A NFe recebe um número, chamado de chave de nota, que é uma sequência numérica de 44 posições, que informa a UF, CNPJ do emitente, ano e mês da emissão,  número da NF, modelo, série, dígito verificador que pode ser usado para pesquisar a validade da NFe no site da SEFAZ do emitente.

 

No próximo post, estarei comentando sobre as principais causas de rejeição de NFe e o preenchimento correto dos principais cadastros. Até lá.

 

Notas:

 

Webservice¹. É uma solução para integração e comunicação entre diferentes sistemas, compatibilizando esta interação independente de plataforma, linguagem, onde são enviados arquivos em formato XML.

XML² - (eXtensible Markup Language) é um formato de arquivo que facilita a comunicação para troca de informações entre sistemas, aplicações onde os dados são organizados hierarquicamente, ou seja, funciona como um padrão para leitura e gravação de dados entre diferentes sistemas.

 

 

Desmistificando a Nota Eletrônica - NFe - parte I

Após a entrada da NFe, além da mudança significativa no processo de emissão de notas fiscais nas empresas, houve uma mudança no perfil das pessoas responsáveis pelo faturamento.

Hoje exige-se destes profissionais um mínimo de conhecimento contábil, principalmente no que se refere a parte fiscal.

São muitas nomenclaturas, termos, leis, exceções, condições que devem ser analisadas antes de emitir uma NFe. Por mais que um sistema controle este processo, há toda uma etapa anterior de configurações, necessárias para a correta emissão da NFe. O ponto é que muitos profissionais não estão preparados ou não foram preparados, apenas foram envolvidos neste processo que não tem mais volta.

Legal, não tem mais volta, então vou tentar ajudar você a entender melhor este assunto.

Nota Eletrônica ou NFe - é o ponta pé inicial dado pelo Governo, que faz parte de um grande projeto que visa dar visibilidade as operações fiscais e de arrecadação de impostos, tendo como consequência a redução drástica na sonegação de impostos e aumento das receitas do governo.

Projetos como SPED Fiscal e Contábil, EFD contribuições (PIS/COFINS), FCONT, Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe), Nota Fiscal Eletrônica de serviços - NFeS, fazem parte deste grande pacote, que muitos chamam de Big Brother do Governo.

Para isso o Governo investiu pesado em tecnologia de hardware e software. Com um super computador, capaz de processar  e cruzar milhões de informações dos contribuintes, apelidado de T-Rex e que aliado ao software Harpia, vem fazendo muito empresário perder o sono.

Com essa tecnologia toda, a palavra chave aqui é INTEGRAÇÃO, toda a cadeia de comércio, da produção a entrega da mercadoria na mão do consumidor  final é visível ao fisco.

No modelo atual quem autoriza uma emissão de nota fiscal na sua empresa é o governo, esqueça aquele modelo do formulário contínuo ou do bloco de notas, de quando você emitia uma nota e depois a contabilidade dava um jeito.

Feita as devidas apresentações e um pouco de história, vamos tratar de alguns pontos práticos. se você tem interesse em conhecer em detalhes o projeto de NFe e outros projetos desta natureza entre nos seguintes sites: http://www.nfe.fazenda.gov.br/ e http://www1.receita.fazenda.gov.br/sobre-o-projeto/default.htm.

 

O que você precisa saber para emitir uma NFe.

• O Primeiro passo é saber se a sua empresa está obrigada a emitir NFe, eu diria que atualmente mais de 90% das empresas que comercializam mercadorias e/ou produtos, estão enquadradas na obrigatoriedade, independente do regime tributário. Se sua empresa faz vendas para o governo, com certeza está, converse com a sua contabilidade a respeito e verifique se seu estado já disponibilizou a NFe.
• Você precisa de um sistema, se o seu volume de notas é pequeno o governo disponibiliza um software gratuito para você poder emitir suas notas. Baixe deste link http://www.emissornfe.fazenda.sp.gov.br/.
• Você irá precisar de um certificado digital, que dará validade, através de uma assinatura digital, às suas notas emitidas.
• Aqui vale um capítulo a parte. Ao escolher um certificado digital, considere a credibilidade  da entidade certificadora, a compatibilidade do certificado com o sistema operacional do computador onde será instalado. Muitos certificados são incompatíveis com alguns sistemas operacionais existentes no mercado. Resumidamente há dois modelos de certificados, o modelo A1, que é em arquivo e que pode ser instalado em qualquer máquina e o  modelo A3, que é um hardware, que pode ser via cartão ou pen drive. Os certificados do tipo A1, apesar de terem uma validade menor, são mais indicados, pois são mais estáveis e práticos do que os modelos do tipo A3. Outro ponto importante na instalação do certificado digital é que é necessário ter um conjunto de arquivos instalados no computador, chamado de cadeia de certificado digital, responsável pela criptografia da assinatura digital, como a cadeia V2. Esta é uma obrigatoriedade da ICP, que gerencia as entidades certificadoras no país. Para uma instalação correta use o suporte da entidade em que você adquiriu o certificado.  Aqui vai duas dicas de onde comprar certificado digital http://www.certisign.com.br/ e http://www.serasaexperian.com.br/.
• Em alguns estados para a primeira emissão de NFe, é necessário solicitar uma autorização a SEFAZ (Secretaria Estadual de Fazenda) local, verifique com o seu contador esta exigência. Depois de autorizado e configurado o sistema para emissão da NFe, você poderá emitir notas em ambiente de homologação, que servirá para você testar o sistema, testar suas configurações. Em alguns Estados é obrigatória esta etapa. Após concluída a etapa de homologação, você deve passar a emissão de suas notas fiscais para o ambiente de produção e a partir deste momento qualquer nota terá validade fiscal.
 

No próximo post irei abordar como é o processo de emissão da NFe, sua autorização ou rejeição e na sequência o que é necessário ficar atento para emitir uma NFE de forma correta.

Abraços a todos.

LucianoPeçanha

 

 

Apresentação do Blog

Prezados amigos,

A partir de agora, em intervalos semanais, estarei postando informações que poderão ajudar no seu dia a dia. A idéia é trazer para mais perto de você, temas como  Nota Fiscal Eletrônica, SPED Fiscal, SINTEGRA, processos, gestão e tecnologia.

Com isso espero contribuir para o seu crescimento profissional através do compartilhamento de conhecimento.

Os temas abordados sempre terão foco em questões práticas.

Fique atento ao blog, não deixe de acompanhar.

Suas dicas e sugestões serão sempre bem vindas.

Muito Obrigado

Luciano Peçanha

infosc2007@gmail.com.br

luciano@softilux.com.br

lucianopecanha@hotmail.com